Leander Healthcare bespaart tijd met GS1 datapool
Sinds 2018 maakt Leander Healthcare gebruik van de GS1 datapool, aangesloten op het Global Data Synchronisation Network, om productdata te delen met zorginstellingen. Deze datapool bespaart de distributeur van medische hulpmiddelen veel tijd en voorkomt fouten, maar heeft het gebruik van Excel-formulieren nog niet kunnen voorkomen. Edwin Leander: “Helaas maken nog niet alle ziekenhuizen goed gebruik van de koppeling met de datapool, ondanks de marktafspraken en initiatieven rondom de uitwisseling van productdata.”
Leander Healthcare is gespecialiseerd in de distributie van medische hulpmiddelen in de Benelux, de Nederlandse Antillen en Suriname. In het productportfolio zitten onder meer de producten van Bonalive, dat bioactief glas voor botregeneratie ontwikkeld. Een ander product is Epicite Hydro, dat is een hydroactief verband en droogt uit tijdens het genezingsproces. Het kan dan gemakkelijk en bijna pijnloos worden verwijderd. Ideal bij brandwonden. De ductoscoop met een dikte van 1,15 mm is een verfijnde manier om goedaardige vergroeiingen in de melkkanaaltjes van de borst te verwijderen. Er komt geen operatie meer aan te pas. “Ons portfolio telt niet meer dan 25 producten”, vertelt Edwin Leander, die het bedrijf in 2009 oprichtte. “Daarmee opereren we in een nichemarkt.”
Net zoals alle leveranciers van medische hulpmiddelen heeft Leander de verplichting om zorginstellingen te voorzien van productdata. Het verzamelen daarvan levert weinig problemen op, ervaart Edwin. “De meeste producten komen van leveranciers uit Europa, die zich moeten conformeren aan de Medical Device Regulation (MDR). Dat betekent dat zij verplicht zijn om productdata aan afnemers beschikbaar te stellen. Alleen merken we dat de aangeleverde documentatie niet altijd compleet is.”
Makkelijk productdata delen via datapool
Voor het delen van productdata met zorginstellingen maakt Leander Healthcare sinds 2018 gebruik van de GS1 datapool, aangesloten op het Global Data Synchronisation Network (GDSN). Een paar keer per jaar logt een medewerker in om handmatig de data van nieuwe producten in te voeren of die van bestaande producten te updaten. “Het systeem is zeer behulpzaam. Als we iets niet goed doen, krijgen we een waarschuwing of foutmelding. Als we daarop klikken, kunnen we snel naar het betreffende veld navigeren en de juiste data invoeren. Dat werkt erg prettig”, vertelt Edwin.
Wel kost het elke keer weer even tijd om de weg te vinden in de datapool. Omdat Leander Healthcare maar zo weinig hoeft in te loggen, moeten de gebruikers steeds weer opnieuw ontdekken hoe het systeem ook alweer werkt. “Als we een email van GS1 ontvangen over een update in het ECHO-datamodel, hebben we even nodig om de juiste webpagina te vinden, op de datapool in te loggen en de juiste functies te zoeken.”
Ziekenhuizen hebben een koppeling met GDSN, maar de data wordt intern niet overal gebruikt. Dat betekent dat zij nog steeds Excel-formulieren naar ons sturen met het verzoek om die handmatig in te vullen.
Toe naar einde Excel-formulieren
Op dit moment staan nog niet alle medische hulpmiddelen in de datapool. Er ontbreken nog enkele producten uit risicoklasse II. Voor de productdata die wel in de datapool staan, geldt dat nog niet alle zorginstellingen die data eruit halen. “Ziekenhuizen hebben een koppeling met GDSN, maar de data wordt intern niet overal gebruikt”, legt Edwin uit. “Dat betekent dat zij nog steeds Excel-formulieren naar ons sturen met het verzoek om die handmatig in te vullen.”
Omdat elk ziekenhuis weer zijn eigen Excel-formulieren gebruikt, kost het invullen daarvan veel tijd. Vooral in de maanden november en december schat Edwin in dat zijn team daar gemiddeld twee tot drie uur per week mee bezig is. “Soms vragen ziekenhuizen om dezelfde data, maar gebruiken ze andere termen zonder nadere instructies te verstrekken. Wij proberen de formulieren zo goed mogelijk te interpreteren en naar beste vermogen in te vullen, maar we weten niet altijd zeker of dat lukt. Bovendien is de kans op fouten groot als wij die formulieren handmatig moeten invullen en ziekenhuizen die handmatig moeten overzetten naar hun eigen systemen.”
Ervaringen delen
Edwin geeft het voorbeeld van een bestelling met een referentienummer dat niet in de systemen van Leander Healthcare staat. Vaak gaat het om een simpele tikfout, die grote gevolgen kan hebben. “Zo’n fout leidt tot veelvuldig contact met de inkoopafdeling van het ziekenhuis. Als het bestelde artikel daardoor niet op tijd is voor de operatie, kan zo’n fout zelfs leiden tot vertraging in de patiëntenzorg.”
Om dergelijke fouten te voorkomen, helpt het als zorginstellingen en leveranciers hun kennis en ervaring met productdata meer met elkaar delen. “Het zou fijn zijn om te kunnen vergelijken hoe zorginstellingen en leveranciers hun informatie beheren”, stelt Edwin. “Als we begrijpen hoe zorginstellingen hun informatie organiseren en in hoeverre dat afwijkt van de praktijk van leveranciers, kunnen wij als leverancier proactief stappen ondernemen om discrepanties te voorkomen. GS1 Data Care, waar wij nu op aangesloten zijn, gaat ons hier bij helpen. Met als resultaat dat de betrouwbaarheid van productdata toeneemt.”
GS1 Data Care: één GLN code
Ondertussen volgt Leander Healthcare de transitie naar één Global Location Number (GLN)*, onderdeel van het data-optimalisatieprogramma in de zorgsector, op de voet. Door te werken met één GLN code daalt het aantal handelingen in de datapool. “Op dit moment moeten we regelmatig inloggen om te checken welke data we met welke zorginstellingen hebben gedeeld. Dat kost meer tijd dan we zouden willen. Als we alle data door één GLN te gebruiken automatisch ter beschikking kunnen stellen aan alle zorginstellingen, maakt dat het proces een stuk eenvoudiger en efficiënter. Zorginstellingen kunnen sneller beschikken over onze productdata, terwijl wij geen extra handelingen of controles hoeven uit te voeren.”
*(GS1 Netherlands Healthcare 8712345013257)
Leander is overtuigd van de voordelen van GDSN. Het delen van data via de GS1 datapool levert zowel zorginstellingen als leveranciers aanzienlijke tijdsbesparing op. “Een geïntegreerde aanpak waarbij alle data centraal wordt beheerd, vermindert het aantal repetitieve taken en verbetert de nauwkeurigheid.”
