Intex zet samen met Welkoop stap naar GS1 datapool

Intex is in de jaren zeventig gestart met de productie van de oranje zwembandjes waarmee veel Nederlanders hebben leren zwemmen. Bijna vijftig jaar later levert de opblaasgigant een breed scala aan speelgoedproducten voor in het zwembad, luchtbedden voor op de camping en bovengrondse zwembaden. En sinds dit jaar leveren we ook schommels”, vertelt Marcel Husen, Sales Manager bij Intex. 

Verdubbeling elke drie jaar 

Een deel van het productportfolio is te koop via de 160 winkels en de webshop van Welkoop. Daarvoor is steeds meer productdata nodig. “Wij verwachten dat de hoeveelheid productdata die wij nodig hebben elke drie jaar verdubbelt”, vertelt Jaap van den Hardenberg, Manager Productdata bij Welkoop. “Op dit moment zijn wij bijvoorbeeld bezig om onze webshop van nul af aan helemaal opnieuw op te bouwen. Om die webshop tot een succes te maken, hebben we gewoon betrouwbare en rijke productdata nodig.” 

Sinds begin dit jaar gebruiken Intex en Welkoop de GS1 datapool voor het delen van productdata. Als Intex een nieuw product introduceert, uploaden ze een Excel-bestand met de bijbehorende productdata naar de datapool. Soms moet een medewerker de nog ontbrekende productdata handmatig aanvullen. Vervolgens kan Welkoop de productdata uit de GS1 datapool downloaden. “Op dit moment zijn we bezig om een automatische koppeling met de datapool te bouwen, zodat de data straks automatisch in ons systeem komt te staan”, vertelt Van den Hardenberg. 

“Via Excel is niet meer te doen” 

Wat Welkoop betreft, is het gebruik van de GS1 datapool de enige manier om in de groeiende behoefte aan productdata te voorzien. Van den Hardenberg: “Het is gewoon niet meer te doen om voor alle producten Excel-bestanden te vragen aan onze leveranciers. We hebben die data niet alleen nodig om producten goed in de markt te zetten, maar ook omdat de toenemende regelgeving ons dwingt om die data vast te leggen. Denk aan de data die we straks nodig hebben voor de verplichte duurzaamheidsrapportages of voor het Digital Product Passport. De aansluiting op de datapool helpt ons om die enorme hoeveelheid productdata binnen te halen.” 

Husen herinnert zich nog de tijd waarin een folder voldoende was om Welkoop van informatie te voorzien. “Dat was twintig jaar geleden. Nu moeten we veel meer productdata aanleveren. Denk aan de grondstoffen die verwerkt zijn in de producten, het type folie waarin ze verpakt zijn en het gewicht en de afmetingen van die verpakkingen. We hebben diep moeten graven binnen de verschillende afdelingen van onze fabriek in het Verre Oosten om die data boven water te krijgen.” 

Goede content nodig 

Om de opzetzwembaden, elektrische luchtbedden en opblaasbare boten online te verkopen, ijn ook goede productomschrijvingen en productafbeeldingen nodig. “Die moeten we weer van een andere afdeling halen”, legt Husen uit. “In onze fabriek werken 15.000 mensen. Het is daar niet zo georganiseerd dat één persoon verantwoordelijk is voor alle productdata. Het verzamelen en combineren van de productdata vergde heel wat gepuzzel en kostte door de culturele verschillen veel tijd, maar het is ons uiteindelijk gelukt!” 

Intex heeft daarbij hulp gekregen van Welkoop. Husen: “Anderhalf jaar geleden ben ik met een paar collega’s naar Jaap gegaan. We hebben gevraagd hoe de datapool van GS1 werkt, om welke productdata het gaat en welke velden verplicht of optioneel zijn. Vervolgens zijn we met de antwoorden naar de fabriek gegaan en zijn we gestart met het verzamelen en invoeren van productdata. De streefdatum van 1 januari 2024 hebben we net niet gehaald, maar dat scheelde niet veel.” 

Borging van het proces 

Welkoop is met name te spreken over de wijze waarop Intex het proces voor hun datamanagement heeft geborgd. Voordat medewerkers de productdata uploaden, wordt nog een extra keer met de fabriek gecheckt of alle data klopt. Ook Husen zelf loopt alles nog eens na. “Als we het dan toch moeten doen, willen we het ook goed doen. Anders staat de data straks verkeerd in de datapool en moeten we alles weer wijzigen”, vertelt Husen.  

Van den Hardenberg valt hem bij. “Natuurlijk hebben wij in het begin de productdata gecheckt. Wij hebben aangegeven wat Intex kan verbeteren en welke data we nog meer zouden willen hebben. Intex heeft die feedback ter harte genomen. Voor ons is dat ontzettend belangrijk, want wij gaan geen producten met een slechte datakwaliteit naar binnen trekken.” 

Samen de klus klaren 

De samenwerking tussen Intex en Welkoop laat zien wat mogelijk is als leverancier en retailer samen optrekken. “We hebben afgesproken dat we deze klus samen gaan klaren en dat we samen ervoor zorgen dat de producten van Intex goed vermarkt kunnen worden. Dat is voor Welkoop belangrijk, maar natuurlijk ook voor Intex”, vertelt Van den Hardenberg.  

Husen vertrouwt erop dat in de toekomst meer retailers productdata uit de GS1 datapool halen. Als alle retailers dat doen, hoeft Intex niet langer voor elke retailer een ander Excel-bestand in te vullen. Eén keer alle productdata in de datapool uploaden is dan voldoende. “We hebben heel veel tijd moeten investeren om zover te komen als we nu zijn, maar uiteindelijk betaalt die investering zich weer terug.”  

“Begin klein en begin direct” 

Omgekeerd hoopt Welkoop dat alle leveranciers op korte termijn dezelfde stap zullen zetten als Intex. “Anderhalf jaar geleden hebben we bij al onze leveranciers aangegeven dat de datapool van GS1 met ingang van 1 januari 2024 de aangewezen manier is om productdata te delen. We merken echter dat nog niet alle leveranciers een aansluiting hebben. Met hen gaan we een goed gesprek aan over de noodzaak van de datapool en het belang om zo snel mogelijk een aansluiting te regelen. Ze hoeven niet meteen alle productdata in de datapool te zetten, maar wel de data van hun nieuwe producten.” 

Van den Hardenberg heeft een goede tip aan leveranciers die deze stap willen zetten. “Begin klein, begin direct en neem contact op met je retailer. En zorg dat het proces wordt geborgd, want het werken met de datapool vergt meer dan alleen even wat data inkloppen.” Husen kan dat alleen maar beamen. “Ook wij zijn klein begonnen met een paar producten. Die vormen misschien niet ons complete portfolio, maar bieden wel de mogelijkheid om snel ervaring op te doen en het leerproces te starten.”